主にセキュリティの向上と、学外サービスの利用のためです。一般的に利用される電子メールや他組織のクラウドサービスで、個人情報に紐づく学籍番号や職員番号等の情報を利用しないことで、情報漏洩の危険性を軽減できます。

また学籍番号、氏名、TUAT-IDなどの一覧は慎重に扱う必要があるため、組織的に機能する事務組織内のみ扱うことが望ましいと考えられます。情報漏洩の危険性を少なくするためにも、情報を取り扱う人物を最小限にしておく必要があります。教員等で教育上必要な場合は、必要最小限のデータを事務組織から受領するなどし、情報漏洩が発生する可能性があるポイントを極力減らしていく必要があります。